Comment cartographier un processus en un après-midi

Avant d’automatiser ou d’acheter quoi que ce soit, il est utile de voir comment le travail se fait réellement. Il n’est pas nécessaire d’avoir un logiciel spécial : un crayon, un tableau blanc et la personne qui fait le travail suffisent.

Les étapes

1. Choisissez un seul processus. Prenez quelque chose qui revient souvent et qui agace, comme l’accueil d’un client ou la préparation d’un rapport mensuel.
2. Définissez le début et la fin. Qu’est-ce qui le déclenche, et à quoi ressemble « terminé »?
3. Parcourez-le avec la personne qui le fait. Demandez-lui de montrer un exemple réel, pas de décrire la version idéale.
4. Écrivez chaque étape sur un papillon adhésif. Ajoutez qui la fait, quel outil est utilisé et ce qui est transmis à la personne suivante.
5. Marquez les frictions. Surlignez les attentes, les ressaisies, les copies d’un outil à l’autre, les vérifications et tout ce qui retourne pour être refait.
6. Entourez les trois principaux problèmes. N’essayez pas de tout régler en même temps.
7. Esquissez une version plus simple. Retirez d’abord des étapes. Ensuite seulement, demandez-vous ce qui pourrait être automatisé ou connecté.

Quoi en faire

Une carte comme celle-ci peut montrer que certaines étapes ne sont pas nécessaires. Il reste une courte liste de problèmes précis dont vous pouvez discuter avec un collègue, un fournisseur ou un studio comme le nôtre.

Si vous préférez le faire avec quelqu’un, c’est précisément le but de notre découverte du processus.